Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
Selasa, 24 November 2015
Cara Resepsionis menerima tamu
BAGAIMANA MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK?
Gambar
MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK
Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima tamu (di suatu perusahaan, hotel, dan kantor). Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.
Di suatu perusahaan biasanya terdapat sekretaris yang juga menjadi resepsionis untuk pimpinannya. Tetapi diperusahaan besar biasanya terdapat seseorang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan.
Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama tamu melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan resepsionis ketika menemui tamu/klien:
Jangan terlalu lama membuat tamu menunggu
Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu (membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus menunggu)
Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
Hindari mengunyah permen karet atau makanan kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon.
Hindari bergerombol dengan teman kerja anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
Menyingkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja kerja.
Hindari mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
Hindari mengobrol atau bergosip dengan teman kerja anda.
Gambar
MENJADI RESEPSIONIS YANG BAIK
Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima tamu (di suatu perusahaan, hotel, dan kantor). Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.
Di suatu perusahaan biasanya terdapat sekretaris yang juga menjadi resepsionis untuk pimpinannya. Tetapi diperusahaan besar biasanya terdapat seseorang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan.
Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama tamu melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan resepsionis ketika menemui tamu/klien:
Jangan terlalu lama membuat tamu menunggu
Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu (membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus menunggu)
Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
Hindari mengunyah permen karet atau makanan kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon.
Hindari bergerombol dengan teman kerja anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
Menyingkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja kerja.
Hindari mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
Hindari mengobrol atau bergosip dengan teman kerja anda.
Pengertian Resepsionis
Pengertian Resepsionis Hotel
Penerima tamu di kantor depan memiliki banyak istilah atau sebutan. Ada
yang menyebutkannya dengan istilah Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Guest
Service Agent, Guest Room Service dan Receptionist. Semua istilah yang disebut di
atas sama artinya, hanya saja cara penyebutannya berbeda, sebagaimana yang
dijelaskan oleh J.Martin (1991:45) dalam bukunya Human Relation for the
Hospitality Industry bahwa:
The front desk of a hotel or motel is usually the primary nexus between
guest and hotel or motel. The person working the front desk, whatever the
job title-front desk clerk, receptionist, guest service agent-is a person who
register and checks the guest in and out, keeps records by hand or
computer, relates to the housekeeping and other departments, and
generally operates an information and record center”.
Lebih lanjut Robert J. Martin, memberikan definisi tentang resepsionis/Desk
Clerk, sebagai berikut:
Desk clerk in hotels or motels are often the first people to greet incoming
guest. They register the guest, assign a room to them, issue the room key,
and often provide information about services available in the hotel and in
the community).
Berdasarkan pendapat Robert J. Martin, jelas bahwa istilah apa pun yang
dipakai untuk menyebut penerima tamu, dia adalah seseorang yang bekerja/bertugas
di Depan Hotel. Desk Clerk adalah orang/petugas yang pertama sekali menyambut
tamu dan memberi salam kepada setiap tamu yang datang ke hotel.Ia lalu
mendaftarkan tamu, mencarikan kamar yang siap ditempati tamu baik atas sarannya
atau atas permintaan tamu, memberikan/mengeluarkan kunci kamar. Ia juga harus
menyediakan informasi bagi tamu sehubungan denagn pelayanan/fasilitas yang
tersedia di hotel serta informasi lainnya di luar hotel
Penerima tamu di kantor depan memiliki banyak istilah atau sebutan. Ada
yang menyebutkannya dengan istilah Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Guest
Service Agent, Guest Room Service dan Receptionist. Semua istilah yang disebut di
atas sama artinya, hanya saja cara penyebutannya berbeda, sebagaimana yang
dijelaskan oleh J.Martin (1991:45) dalam bukunya Human Relation for the
Hospitality Industry bahwa:
The front desk of a hotel or motel is usually the primary nexus between
guest and hotel or motel. The person working the front desk, whatever the
job title-front desk clerk, receptionist, guest service agent-is a person who
register and checks the guest in and out, keeps records by hand or
computer, relates to the housekeeping and other departments, and
generally operates an information and record center”.
Lebih lanjut Robert J. Martin, memberikan definisi tentang resepsionis/Desk
Clerk, sebagai berikut:
Desk clerk in hotels or motels are often the first people to greet incoming
guest. They register the guest, assign a room to them, issue the room key,
and often provide information about services available in the hotel and in
the community).
Berdasarkan pendapat Robert J. Martin, jelas bahwa istilah apa pun yang
dipakai untuk menyebut penerima tamu, dia adalah seseorang yang bekerja/bertugas
di Depan Hotel. Desk Clerk adalah orang/petugas yang pertama sekali menyambut
tamu dan memberi salam kepada setiap tamu yang datang ke hotel.Ia lalu
mendaftarkan tamu, mencarikan kamar yang siap ditempati tamu baik atas sarannya
atau atas permintaan tamu, memberikan/mengeluarkan kunci kamar. Ia juga harus
menyediakan informasi bagi tamu sehubungan denagn pelayanan/fasilitas yang
tersedia di hotel serta informasi lainnya di luar hotel
Langganan:
Postingan (Atom)